[2019-08-22] 기업용 법무 관리 시스템 Law.ai를 이용한 법무 업무 효율성 개선에 대한 사례 분석

1. 사내 변호사의 업무 및 수작업 방식의 업무 문제점

1.1 기업 내 법무 업무 개요
기업 내 법무 업무는 크게 계약서 검토 및 관리, 법률 자문 관리, 소송 관리, 투자 프로젝트 관리, 준법 지원 관리, 법무 기획, 법무 행정 업무, 대관, 감사 등으로 나눌 수 있습니다.

기업 내 법무 업무 중 주요한 내용은 아래와 같습니다.

계약서 검토 및 관리업무는 회사에서 일어나는 모든 계약에 대한 계약서 검토를 진행합니다. 계약서 검토 시에는 법무팀, 계약 검토 요청자, 그리고 유관부서들이 모두 같이 검토를 진행하게 됩니다. 계약서 검토 및 계약서 체결의 이력이 매우 중요하며, 계약 만료일 및 사전 통지 필요 시에 이를 확인하고 추가 연장 또는 해지에 대해서 결정하는 것은 매우 중요합니다. 따라서 계약서 검토 및 체결 관리는 사내 변호사의 업무 중 매우 중요하며 비중이 높은 업무입니다.

법률 자문:업무를 함에 있어 법률과 관련하여 궁금해하는 임직원이 법무팀에 법률 자문 요청을 하며, 모두 법무팀에서 대응합니다. 로펌과 조금 다른 부분은 자문으로 끝나는 것이 아니라 그 이후 계약을 하거나 소송으로 갈 수 있는 것까지 법무팀 담당자가 책임지고 진행해야 한다는 점입니다. 법률자문 또한 요청자와 법무팀 간의 커뮤니케이션뿐만 아니라 유관부서도 같이 논의하게 되며, 이 모든 이력이 추후 유사 건에 대해서 확인하는데 매우 도움이 됩니다.

소송 관리(송무)는 기업 내에서 발생하는 소송 건에 대한 처리 및 관리를 하는 업무입니다. 소송 관리의 경우에는 사내 변호사분들이 직접 진행하는 경우도 있지만 외부 변호사를 고용하여 소송 건을 외부에 맡기고 사내 변호사 및 법무팀은 그 진행에 대해 관리만 하기도 합니다. 외부와 커뮤니케이션을 많이 하기 때문에 이를 한 곳에 이력화하여 송무 건에 대해서 관리하는 것이 필요합니다.

투자 프로젝트 관리는 기업 내 M&A와 투자 등에 대한 업무에 법무팀이 참가하기도 합니다. 투자 등이 진행될 때 법률 지식이 많이 포함 되기 때문입니다.

준법 관리는 2012년 4월 15일부터 대통령령이 정하는 일정 규모 이상의 상장 기업은 준법통제기준을 마련해야하며, 변호사, 법학 교수 등 법률전문가로 구성된 준법지원인을 1명 이상 의무적으로 고용해야 하며, 사내 법무팀은 기업 내에서 법령 등을 잘 지키고 있는지 확인하고 지켜지지 않고 있을 시 지킬 수 있도록 과제를 제공하여 법령을 지킬 수 있도록 해야합니다. 준법, 윤리 경영을 강화해 투명경영과 주주 보호를 유도하자는 취지로 준법지원인제도가 개정되었습니다. 사내에 일어나는 업무들 중 법령을 지켜야 하는 항목에 대해서 사내 법무팀은 현업 구성원들이 잘 수행할 수 있도록 지원을 하여야 합니다. 따라서 법령의 개정/폐지 등에 대한 업데이트를 잘 알아야 하며, 어떤 업무 또는 부서와 관련이 있는지 확인할 수 있고, 과제를 전달할 수 있어야 합니다.

사내 법 또는 법무팀 내 문제점을 발견하여 그 개선안을 계획하는 법무 기획 업무가 있으며, 더불어 IT 시스템 개발을 통한 추적성 확보 및 법무팀 리소스 통계 자료를 통한 가시성 확보 등의 업무를 진행하는 혁신 업무도 있습니다.

1.2 시스템 없이 법무 업무를 진행할 때의 문제점
회사에서 시스템이 없이 수작업으로 법무 업무를 진행할 때 아래와 같이 생산성을 떨어뜨리거나 비효율, 낭비 등이 발생할 수 있습니다.

시스템없이 전화나 이메일을 통해 일을 하게 되면 이력 관리가 안되거나 해야할 일을 놓치는 사례들이 발생하며, 기한 내 진행해야하는 계약서 체결 및 자문을 할 수 없게 되어 회사에 리스크를 발생시키며, 법무팀이 난감한 상황에 도달할 수 있습니다. 또한 법무팀 자체적인 프로세스가 있겠지만, 급하다는 요청자들이 많기 때문에 그 프로세스대로 진행하지 못하고 전화나 이메일로 절차를 생략하고 진행하려고 하는 점들이 문제가 됩니다. 그리고 이력관리가 제대로 되지 않아 전화를 한 경우에는 이력을 찾지 못할뿐더러 이메일의 내용을 찾기 위해 많은 시간을 투자해야 합니다.

체결된 계약에 자동연장규정이 있는 경우 해지가 필요할 때 그 시기를 놓치지 않아야 하는 데, 사람이 수 많은 계약서의 항목들을 일일이 챙기는 것은 어려운 일입니다. 또한 담당자가 바뀌어 일자를 챙기지 못하고 불필요한 계약이 연장되어 비용이 낭비되는 경우가 있습니다. 자동 연장과 반대로 계약을 재계약 해야하는 경우도 발생하는데, 만료일을 놓치는 경우 원하는 계약을 못하는 경우도 발생합니다.

기존 유사 계약 검토 건 또는 자문 건이 있는 경우 기존에 진행했던 문서(첨부파일) 내용을 찾아야 합니다. 하지만 문서가 많을 뿐만 아니라 문서 내용을 찾기가 쉽지 않아 어려움이 발생합니다. 첨부파일 내 본문 검색을 쉽게 할 수 있다면 생산성 향상에 매우 도움이 될 것 입니다.

인감 관리 또한 매우 중요한 관리 대상 중 하나입니다. 인감을 반출, 사용 하기 위해 전결 규정에 따라 승인 받은 후 사용 이력에 대해 관리를 해야합니다. 하지만 이것을 엑셀로 관리하거나 장부에 기입한다면 관리하기가 매우 불편합니다.

규모가 어느정도 되는 회사에서는 컴플라이언스 관리가 필요합니다. 대다수의 현업 부서에서는 관련된 법령이 무엇인지 모르고 개정이 되었을 때 인지하기가 힘들어 개정에 대한 적용을 하기도 힘들고, 개정에 대해서 어떻게 적용을 해야하는지도 모릅니다. 이에 대해 법무팀과 논의를 해야하는데 이메일과 유선으로 논의하게 된다면 이 또한 이력이 남지 않고 그 후 담당자가 어떤 법령을 관리하고 있는지 알 수가 없어 문제가 발생합니다. 문제가 발생하지 않으려면 법무팀에서 많은 리소스를 투입하여 공유를 하고 개정에 대한 수행 과제를 부여 해야합니다. 리소스에 대한 문제가 발생하게 됩니다.

가장 중요한 문제점은 법무 기획/행정 업무 관련하여 데이터 기반으로 문제점을 파악하고 해결하기 위한 리소스가 없기 때문에 개선하기가 어렵습니다.

2. 문제점에 대한 사례 및 필요 사항

실제 많은 계약이 일어나고 있는 한 기업에서 시스템이 없이 법무팀이 이메일로 접수된 순서대로 계약서 검토를 진행하고 있었습니다. 그런데 급하게 현업 부서에서 바로 계약 체결이 진행되어야 한다는 요청이 3개가 한번에 들어왔습니다. 급한 건을 먼저 진행하고 나서 기존에 요청 들어온 것을 잊어버리고 진행을 하지못해 계약 체결이 늦어져 성사를 못 시킨 사례가 있습니다. 이후 시스템의 필요성을 느꼈으며 계약 검토 / 법률 자문 등에 대한 프로세스를 시스템화 하고 놓치지 않도록 알림 서비스를 중요하게 필요성을 느끼게 되었습니다.

이메일로 일을 하다 보면 이전 이력을 찾기가 어렵고 유사한 계약 검토 건이 있더라도 찾기가 어려워 새로운 검토 건과 동일하게 검토를 하게 됩니다. 계약 건들이 많아지다 보니 법무팀뿐만 아니라 현업부서 또한 지난 계약 건을 찾는데 많은 시간이 소요되었습니다. 좀 더 빠르고 체결된 계약서 첨부파일 본문 검색까지 가능한 솔루션에 대해 니즈가 생기기 시작하였습니다.

외부 성과관리 시스템을 사용하던 기업이 더 이상 외부 솔루션을 사용하지 않고 자체 개발하여 사용하기를 원하였습니다. 그러나 그 솔루션과의 계약에 자동 연장 규정이 있었는데, 그것을 체결한 인원이 퇴사하게 되어 자동 연장이 되는지 아무도 몰랐습니다. 당연히 자동 해지가 되는지 알고 있었는데, 1년 자동 연장이 되어 회사의 비용이 불필요하게 낭비가 된 사례가 있었습니다. 계약 만료일 및 사전 통지 알림의 필요성을 느끼게 되었고 그것이 캘린더에 저장하여 해결되지 않는다라는 것까지 파악하게 되어 계약 종료 시점 및 자동연장 여부의 알림이 있는 시스템의 필요성을 느끼게 되었습니다.

2017, 18년 한창 개인정보보호법이 이슈가 되고 있던 해에 개인정보보호법에 대한 개정이 별로 중요하지 않을 것이라고 생각한 담당자는 해당 법령을 적용하지 않았습니다. 그리고 외부 감사가 나오게 되었고, 확인 결과 회사의 규모에 비해 컴플라이언스 대응이 거의 되어 있지 않다고 판단하였으며, 개인정보보호법 개정뿐만 아니라 많은 법령에 대해서 지키지 못하고 있다는 것을 감사를 통해 드러나게 되었습니다. 하지만 많은 법령에 대해서 전부 트래킹하기가 힘들고 개정 시 어떻게 대응을 해야하는지 파악하기가 힘들었습니다. 따라서 법령을 법제처에서 자동으로 가져오고 각 법령과 연관된 인원과 법무팀에게 개정 및 새로운 법령이 나왔을 때 알림을 주고 그 토대로 관련자들에게 준법 과제를 시스템을 통해 전달하고 이력화 하기를 원하게 되었습니다.

법무팀장은 팀 내 리소스 운영 현황을 파악하여 법무팀의 운영 효율성을 높이고자 했지만 상세 리소스 현황을 파악하기가 어려웠습니다. 따라서 시스템을 통해 각 검토 건 마다 개인이 얼마만큼의 리소스를 활용했는지를 타임 시트에 작성하고, 리소스 상세 현황에 대한 가시성 확보가 될 수 있도록 개선하고 싶은 요구가 생겼습니다.

3. 법무 업무 효율을 개선시키는 Law.ai는?

3.1 계약 관리
Law.ai는 체계적인 프로세스로 계약 체결 업무를 지원합니다.

모든 계약 검토/체결 건은 서버에 저장되어 권한이 있는 누구나 검색이 가능하고 유사 계약 검토 건을 확인하는데 빠르게 처리할 수 있으며, 이력들을 손쉽게 확인할 수 있습니다.

또한 계약 체결 등록 시 사전통지알림을 통해 자동 계약 또는 해지 건에 대해 알림을 받아 놓치지 않고 진행할 수 있으며, 모든 계약 만료일에 대해 한달, 2주, 3일, 1일 전에도 만기 예정 알림을 받을 수 있어 계약이 자동 연장 되는 것을 방지하고 별다른 액션을 취하지 않아도 만료에 대한 모니터링을 할 수 있습니다.

뿐만 아니라 담당자가 변경되거나 혹은 퇴사하더라도 이전 계약서 이력을 쉽게 찾을 수 있으므로 업무의 연속성이 보장됩니다.

법무팀의 경우 개인들이 검토한 모든 이력들에 대한 시간 투입 관리를 하여 추후 대시보드를 통해 리소스 가시성을 확보할 수 있어 추후 혁신/개선 활동에 도움을 줄 수 있습니다.

3.2 법률 자문 관리
법률 자문 관리 또한 시스템으로 요청을 받아 법무팀과 요청자 간의 검토 이력을 시스템을 통해 관리할 수 있으며, 모든 이력들을 손쉽게 검색할 수 있습니다. 법률 자문 건에 대해 자문으로만 끝나는 것이 아니라 이후 계약 체결, 소송 관리, 투자관리 등을 Law.ai의 계약관리/송무관리/프로젝트 관리를 통해 진행 할 수 있습니다.

3.3 송무/프로젝트 관리
기업 내 소송 관리 및 프로젝트(M&A, 투자 등)의 법률적 관리를 Law.ai에서 할 수 있습니다. 보통 이러한 건은 외부 변호사와 협업을 많이 하게 되는데, 협업 시 주고 받은 메일들 또한 Law.ai와 연동되어 상세 보기를 통해 확인할 수 있습니다. 메일 연동은 송무/프로젝트뿐만 아니라 계약 검토 및 자문 시에도 가능합니다.

3.4 통합 검색
Law.ai의 특장점으로 시스템 내에서 관리되는 모든 본문 내용, 계약 체결된 파일(PDF, MS Word, 한글 등)의 본문, 작성자, 제목들을 검색하여 모든 것을 한번에 찾을 수 있습니다. 통합 검색을 활용해 많은 리소스를 절감할 수 있습니다.

3.5 대시보드
Law.ai는 회사 관점의 현황판 및 나의 현황판이 제공되어 혁신과 개선 활동을 하는데 도움을 줄 뿐만 아니라 개인이 진행하고 있는 업무의 상세 현황을 제공합니다.

더 자세한 내용은 아래 사이트를 방문해 보세요.

https://www.law365ai.com/