[2019-08-21] 계약서 관리 시스템의 효과성

1. 계약서 관리의 필요성

계약서 관리는 체결된 계약 문서에 관한 전반적인 처리 절차를 관리하는 것입니다. 체결된 계약서는 회사의 비용과 법적 이슈가 연관된 부분이기 때문에 계약 당사자만 계약서를 관리하는 것이 아닌 계약서와 관련 있는 모든 직원들과 법무팀이 함께 공유할 수 있어야합니다. 다만 시스템없이 계약서를 직원 개별적으로 관리하게 된다면 아래와 같은 문제점들이 발생할 수 있습니다.

계약 만료 시점을 아예 모르거나 놓칠 수 있습니다. 또한 계약 만료 시점에 필요한 조치를 못하는 경우가 발생합니다. 어떤 계약이 자동연장규정에 의해 특정 일자가 되면 자동으로 계약 연장이 되어 있더라도 회사는 검토 후 연장여부를 결정해야 하나, 이를 놓쳐 불필요한 계약이 연장될 수 있습니다. 그리고 어떤 계약은 만료 시점에 재계약을 해야 하는데, 계약 시점을 놓쳐 재계약을 할 수 없는 상황도 발생할 수도 있습니다.

담당자의 퇴사나 부서 이동이 발생할 경우 후임이 기존 계약서들의 이력이나 보관 위치를 파악하는 데 어려움이 발생합니다.

분쟁이 발생할 경우 관련된 계약서 및 해당 내용을 필요에 따라 상세히 검색할 수 있어야 합니다. 하지만 시스템이 없다면 일일이 서면 계약서를 찾아야 하는 어려움이 발생합니다.

위와 같은 계약서 관리의 어려움은 시스템을 활용하면 간단히 해결할 수 있으며 궁극적으로 회사의 관리자의 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 다음 장에서는 계약서 관리 시스템인 Law.ai(www.law365ai.com)의 기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

2. Law.ai 주요 기능

Law.ai(로아이)의 계약서 관리 기능은 사용자가 개별 관리/보관하던 것을 중앙 집중 관리하여 계약서 관리를 원활하게 해줍니다.

Law.ai는 체결 계약서의 파일뿐만 아니라 계약서 관리에 필요한 데이터를 기입하여 관리할 수 있도록 해줍니다. 또한 모든 체결 계약서들은 서버에 저장되어 언제든지, 권한이 있는 누구나 검색할 수 있습니다.

파일의 본문 검색: Law.ai는 계약서 파일의 본문 내용까지 모두 검색해 줍니다. 여러 계약서 중에서 상세 조항을 찾거나 분쟁 시 특정 조항을 검색하는 데 아주 유용합니다.

계약서의 사전 통지 알림을 통해 자동 계약 또는 해지 건에 대해 알림을 받아 놓치지 않고 진행 할 수 있으며, 계약 종료일을 기입하여 한달, 2주, 3일, 1일 전에도 만기 예정 알림을 받을 수 있습니다.

담당자가 변경되거나 혹은 퇴사하더라도 이전 계약서 이력을 쉽게 찾을 수 있어 업무의 연속성을 보장합니다.

3. Law.ai 효과성

Law.ai(로아이)를 사용하면 모든 계약서를 중앙 집중 관리할 수 있게 되어 담당자에 의존하지 않고 관리가 가능해져서 매우 편리합니다. 더불어 모든 계약서들이 서버에 저장되기 때문에 권한이 있는 누구나 검색을 할 수 있으며 담당자 변경 또는 퇴사자가 발생하더라도 계약서의 이력을 쉽게 찾아 업무의 연속성을 보장합니다. 더불어 비용과 관련되는 자동 연장 계약의 경우 사전 알림 통지를 설정하여 놓치지 않고 계약을 진행 할 수 있으며, 계약 종료일 한달, 2주, 3일, 1일 전에 예정 알림을 받아 계약에 대한 리스크를 줄여줍니다.

Law.ai는 계약서 관리 기능뿐만 아닌 계약서 검토 이력 관리 / 법률 자문 / 송무 관리 / 프로젝트 관리 / 인감 관리 / 법무팀 대시보드를 제공합니다.

더 자세한 내용은 아래 사이트를 방문해 보세요.

https://www.law365ai.com/